Ankestyrelsen - Aktiv Socialrådgiver - Digital formidling

Endnu et eksempel på at landets kommuner hver for sig opfinder deres egne digitale selvbetjeningsløsninger hvor man/k “glemmer” at oplyse borgerne om krav til samtykke m.m.
Samtykker borgerne i Viborg til brugen af Børnenettet betyder det at de fremover skal chekke deres digitale post tre steder”.

Og skulle data”tilsynet” komme frem til at der skal betales enWow - Mand læser i en bog bøde for overtrædelser af GDPR så bliver det skatteyderne og de skadelidte der kommer til at betale når landets kommuner fumler rundt med persondata – og IKKE kommunalbestyrelsen/borgmesteren eller kommunaldirektøren. Det svarer til at du som borger overtræder færdselsloven og så er det din nabo der skal betale bøden.

Min holdning til sagen er:
Borgere i Viborg kommune er IKKE forpligtigede til at skulle tilsluttet sig som brugere af Børnenettet – hvor gældende regler om samtykke IKKE overholdes. Børnenettet kunne anmeldes til data”tilsynet” og så bliver det skatteyderne og de borgere der lider retstab vedr. manglende overholdelse af samtykke der kommer til at skulle betale bøden..

Fremhævninger: Aktivsocialraadgiver.dk

Kilde:Det kommunalt tilsyn Dec.2022
https://ast.dk/tilsynet/udtalelser/udtalelsesdatabase/udtalelse/1b89bc1f-a7b3-41a3-9c73-074b6f504de7

 

 

 

Brev sendt til Viborg Kommune

Tilsynsudtalelse om meddelelse af afgørelser og agterskrivelser via en alternativ digital postløsning

Ankestyrelsen blev i efteråret 2021 opmærksom på, at nogle kommuner benyttede alternative digitale postløsninger til at sende afgørelser til borgerne. Ankestyrelsen blev opmærksom på forholdet på baggrund af konkrete sager, som var påklaget til Ankestyrelsen. Blandt disse sager var en sag fra Viborg Kommune, som kommunen sendte til Ankestyrelsen den 24. september 2021. Sagen har givet Ankestyrelsen anledning til at overveje, om Viborg Kommunes praksis for meddelelse af afgørelser, herunder agterskrivelser, via den digitale kommunikationsløsning ”Børnenettet” er i overensstemmelse med forvaltningsrettens krav om vejledning og sædvanlige principper for kommunikation mellem borgere og myndigheder.

Resumé

Ankestyrelsen vurderer, at Viborg Kommune kan benytte den alternative postløsning ”Børnenettet” til at meddele afgørelser mv. til borgerne. Den konkrete anvendelse i forhold til den enkelte borger forudsætter, at borgeren har givet samtykke til anvendelsen. Ankestyrelsen vurderer dog videre, at den vejledning, som Viborg Kommune yder borgere, der tilslutter sig ”Børnenettet”, ikke er tilstrækkelig klar og tydelig til at kunne danne grundlag for et samtykke 21.november 2022

til benyttelse af postløsningen til meddelelse af afgørelser og andre væsentlige sagsbehandlingsskridt.
Vi beder byrådet i Viborg Kommune om inden to måneder at oplyse, hvad vores udtalelse giver byrådet anledning til.

<

h5>Sagens oplysninger<7h5>
Viborg Kommune sendte den 24. september 2021 en borgers klage over kommunens afgørelse om årsregulering af tilskud til økonomisk friplads til Ankestyrelsen som klageinstans. Afgørelsen var truffet i form af en agterskrivelse, som kommunen havde sendt digitalt til borgeren via ”Børnenettet”.
Det fremgår bl.a. af den konkrete sag, at borgeren oplyste, at hun først var blevet opmærksom på afgørelsen, da hun modtog et girokort til betaling af det tilbagebetalingskrav, som kommunen havde truffet afgørelse om i forbindelse med den årlige regulering af tilskuddet til økonomisk friplads. Af girokortet fremgik det, at hun kunne se detaljer på www.boernenettet.viborg.dk. Den konkrete sag behandles af det relevante fagkontor i Ankestyrelsen.
Ankestyrelsen bad den 25. november 2021 Viborg Kommune om en udtalelse til brug for vores vurdering af, om der var anledning til at rejse en tilsynssag. Vi bad kommunen om bl.a. at redegøre for kommunens praksis for meddelelse af afgørelser via ”Børnenettet”.

Kommunen sendte en udtalelse den 15. december 2021. Følgende fremgår af kommunens udtalelse:

”Dagtilbudslovens § 43 a fastslår, at ansøgning om økonomisk fripladstilskud skal indgives i den digitale løsning, som kommunen anviser. Viborg Kommune bruger Børnenettet.
Baggrunden for indførelsen af bestemmelsen var et ønske om at udfase papirblanketter og formularer i forbindelse med ansøgninger, anmeldelser mv. og i stedet skabe lovhjemmel til at pålægge borgerne at bruge en digital løsning. Ifølge bemærkningerne til lovforslaget bag § 43 a skal de digitale selvbetjeningsløsninger som udgangspunkt anvendes ved den indledende ansøgning, anmeldelse, indberetning mv.

En afgørelse skal meddeles direkte til borgeren for at få de tilsigtede retsvirkninger. Meddelelse kan f.eks. ske ved fysisk post eller ved anvendelse af Digital Post. Lov om digital post indeholder hjemmel til at pålægge borgerne at være tilsluttet Digital Post med den retsvirkning, at en meddelelse anses for at være kommet frem på det tidspunkt, hvor meddelelsen er tilgængelig for adressaten i postløsningen.
En afgørelse i Børnenettet må under alle omstændigheder anses for at være meddelt, når afgørelsen eller tydelig advis herom de facto er set af adressaten, uanset at der ikke er tale om meddelelse via Digital Post.
[…] Begrundelsen for at sende afgørelser i børnenettet har været at kommunikation omkring pladsanvisning og en mulig tilknyttet økonomisk friplads kunne findes i samme digitale løsning for borgerne.
[…] Første gang borger opretter sig på Børnenettet, bliver de mødt af siden ”kontaktoplysninger”, hvor de bliver bedt om telefonnummer og/eller mailadresse, så de kan modtage notifikationer vedrørende deres indbakke i Nempost. Borgeren vil modtage advis på sms og E-mail, når der er nye beskeder på Børnenettet. Der er ikke automatisk sletning af beskeder, så der er ikke en begrænsning på, hvor længe borgeren kan tilgå beskeder på Børnenettet.
[…] Borgerne får som nævnt oven for et advis enten pr. sms eller E-mail, når der er beskeder på børnenettet. Af advisen fremgår, hvad beskeden på Børnenettet omhandler. Nedenfor er et eksempel på en advis om, at der er sendt en agterskrivelse vedrørende årsregulering:
Kære xxx Du har modtaget ny Nempost vedrørende “Agterskrivelse vedrørende årsregulering for 2018”. Du kan læse din post i Børnenettet på computer eller på din smartphone. Venlig hilsen Viborg Kommune

Børnenettet kan tilgås via internet, hvor Borgerne enten kan logge på Børnenettet via selvvalgt brugernavn og kodeord eller via NemID. Derudover kan Børnenettet hentes som en app til Android og Apple smartphones.”
Ankestyrelsen bad den 30. marts 2022 Viborg Kommune om en supplerende udtalelse.

Viborg Kommune sendte den 19. april 2022 en supplerende udtalelse.

Følgende fremgår af udtalelsen:

”Ankestyrelsen beder kommunen om at redegøre for, om borgeren ved tilslutning til Børnenettet eller i forbindelse med anvendelse af Børnenettet til indgivelse af ansøgninger eller booking af plads i dagtilbud, giver samtykke til fremadrettet at modtage digital post, herunder afgørelser, fra kommunen via Børnenettet.
Når en borger tilslutter sig Børnenettet, giver borgeren accept til at modtage besked på mobiltelefon eller emailadresse, når der er ny post i Børnenettet. I bilag findes skærmprint af den velkomstside på Børnenettet, hvor nye brugere giver accept.
Derudover fremgår det af pkt. 4 af brugerbetingelserne for Børnenettet, at man som borger skal sikre opdateret emailadresse og mobiltelefonnummer, så man kan modtage advis, når der er nye beskeder i Børnenettet. Brugerbetingelserne fremgår på velkomstsiden, og et skærmdump af pkt. 4 i brugerbetingelserne fremgår ligeledes i bilag.”

Viborg Kommune vedlagde også dokumentation i form af et skærmprint af velkomstsiden på www.boernenettet.viborg.dk. Følgende fremgår af teksten på skærmprintet:
”Velkommen til BørneNettet

BørneNettet er din og din families personlige indgang til Viborg Kommune.

For at du kan benytte BørneNettet er det nødvendigt, at BørneNettet indsamler og behandler en række stamoplysninger om dig – herunder dit personnummer. Oplysningerne anvendes til at identificere dig og til at sikre, at oplysninger om dig ikke kommer til uvedkommendes kendskab. Viborg Kommune er efter persondataloven dataansvarlig for disse oplysninger. Du kan til enhver tid se oplysningerne i BørneNettet, ligesom du selv kan rette flere af oplysningerne.
Du kan også anvende en smartphone eller en tabletcomputer til BørneNettet. Appen hedder og kan nemt hentes i App Store eller Google Play.

Du kan læse mere om behandlingen af dine oplysninger og udøvelsen af dine rettigheder i Brugerbetingelser for Børnenettet [link, Ankestyrelsens bemærkning].
Når du logger på BørneNettet, vil BørneNettet indsamle relevante informationer fra kommunale og statslige it-systemer. Oplysningerne bliver kun vist for dig og vil først blive hentet i det øjeblik, du logger på og dermed har givet dit samtykke.

Accepter BørneNettet og NemPost
Jeg accepterer brugerbetingelserne for BørneNettet og NemPost, herunder at jeg kan kontaktes på nedenstående telefonnumre, og at jeg modtager en besked på mit mobilnummer eller e-mailadresser, når der er ny NemPost til mig.”
Viborg Kommune sendte desuden et skærmprint af pkt. 4 i brugerbetingelserne for ”Børnenettet”. Heraf fremgår følgende:
”4 Dit ansvar – Du er ansvarlig for:
– at overholde lovgivningen i forbindelse med brugen af Digital post og beskedmodulet i BørneNettet, herunder i forhold til de meddelelser, du sender, og de dokumenter mv., du gemmer i BørneNettet,
– at vi har din korrekte e-mailadresse og/eller mobiltelefonnummer, så vi kan advisere dig når der er beskeder til dig i BørneNettet […]”
Ankestyrelsen har hentet brugerbetingelserne fra ”Børnenettets” velkomstside.

Regler og praksis

Lov om Digital Post fra offentlige afsendere
Lov om Digital Post fra offentlige afsendere fastsætter rammerne for digital kommunikation mellem borgere og myndigheder via den offentlige digitale postløsning, Digital Post (tidligere kaldet Offentlig Digital Post). Der henvises i det følgende til reglernes ordlyd, som de fremgår af lovbekendtgørelse nr. 686 af 15. april 2021 med senere ændringer.
Følgende fremgår af lovens § 7, stk. 1:
”§ 7. Offentlige afsendere, jf. stk. 5, kan, jf. dog § 9 og regler fastsat i medfør af § 11, stk. 1, anvende Digital Post til kommunikation med fysiske personer og juridiske enheder, der er tilsluttet postløsningen efter § 3 eller § 4 med de retsvirkninger, der følger af § 10. Ved kommunikation forstås afsendelse af alle dokumenter og meddelelser m.v., herunder afgørelser.”
Følgende fremgår af lovens § 10:
Ӥ 10. Meddelelser, der sendes under anvendelse af Digital Post, anses for
1) at være kommet frem på det tidspunkt, hvor meddelelsen er tilgængelig for adressaten i postløsningen, herunder i en visningsklient, og
2) at være afsendt af den angivne afsender.”
Følgende fremgår af de almindelige bemærkninger i lovforslag nr. L 160 af 13. april 2012 om lovens formål:
”Det offentliges ret til at sende kommunikation til borgere og virksomheder indebærer således, at en borger/virksomhed, der har sendt en almindelig e-mail til en offentlig myndighed,
ikke kan kræve at modtage svar via almindelig e-mail, men at den offentlige myndighed eksempelvis kan sende svaret via den digitale postløsning.
Tilsvarende kan den offentlige myndighed besvare en henvendelse modtaget som papirpost via den digitale postløsning. Dette gælder også, selvom borgeren eller virksomheden udtrykkeligt har anmodet om, at svaret sendes som papirpost.
Dette er en ændring af hidtil gældende ret, hvor det almindelige udgangspunkt har været, at en offentlig myndighed bør svare ved brug af samme medie som en borger eller virksomhed har brugt ved sin henvendelse, uanset om dette er brev, e-post eller andet. Elektronisk kommunikation kan dog kun anvendes i det omfang ingen særlige grunde, navnlig sikkerhedsmæssige, taler mod at bruge elektronisk kommunikation.
[…] Lovforslaget vedrører alene kommunikation i Offentlig Digital Post og alene kommunikation, der involverer det offentlige som afsender eller modtager.
Lovforslaget vedrører således f.eks. ikke almindelig e-mail-kommunikation med det offentlige eller anvendelse af særlige internetbaserede offentlige postfunktioner, offentlige selvbetjeningsløsninger mv. For så vidt angår almindelig e-mail-kommunikation med borgere kan denne fortsat anvendes til udveksling af emner uden fortrolige eller følsomme personoplysninger, således at den digitale postløsning anvendes til al kommunikation, hvor myndigheden sender fortrolige eller følsomme personoplysninger.”
Følgende fremgår af de specielle bemærkninger til § 7 i lovforslag nr. L 160 af 13. april 2012:

”Bestemmelsen fastlægger reglerne for, hvilke myndigheder mv. der kan anvende postløsningen til at kommunikere med tilsluttede borgere og virksomheder.

[…]
Bestemmelsen omfatter alle former for skriftlig kommunikation. Bestemmelsen omfatter således blandt andet afgørelser og påbud, der kan have indgribende karakter for dem, de retter sig til, men også al anden form for kommunikation, såsom processuelle henvendelser til borgere såsom partshøringer efter forvaltningslovens § 19.

Offentlige afsendere vil ikke i medfør af reglerne i det foreliggende lovforslag være forpligtede til at sende digital post til de tilsluttede personer og juridiske enheder via Offentlig Digital Post.[…] Offentlige afsendere vil således kunne vælge at sende post i fysisk form, hvor det vurderes hensigtsmæssigt, f.eks. hvor der kan være et ønske om, at et brev kommer frem til en bestemt fysisk postadresse, f.eks. et forretningssted.
[…] Tilsluttede fysiske personer og juridiske enheder skal – for så vidt angår kommunikation fra offentlige afsendere – være opmærksomme på, at offentlige afsendere kan kommunikere både ved fremsendelse i fysisk form og i digital form i Offentlig Digital Post. […]”
Folketingets Ombudsmand har i FOB 2015-22 udtalt sig om indretningen af Offentlig Digital Post, nu Digital Post, herunder nogle kommuners benyttelse af lokale digitale postløsninger. Følgende fremgår af udtalelsen:
”Jeg rejste i brev af 7. maj 2014 for det tredje en problemstilling om en kommunes brug af et særligt system til sikker digital kommunikation ved siden af Offentlig Digital Post.
[…] Jeg bad på den baggrund Digitaliseringsstyrelsen om at forholde sig til, om det efter styrelsens opfattelse er foreneligt med lov om Offentlig Digital Post, at en myndighed ved siden af Offentlig Digital Post opretholder et særligt system til sikker digital kommunikation med borgerne.

Digitaliseringsstyrelsen har i sin udtalelse af 16. juni 2014 bemærket, at det efter styrelsens opfattelse ikke er uforeneligt med lov om Offentlig Digital Post, at de to omtalte kommuner opretholder et særligt system til sikker digital kommunikation med deres borgere.
Styrelsen har henvist til, at Lov om Offentlig Digital Post ikke forpligter myndighederne til at sende digital post til de tilsluttede personer (og juridiske enheder), men blot giver myndighederne mulighed herfor. Det er derfor styrelsens vurdering, at kommunerne som udgangspunkt kan anvende egne postløsninger, hvis borgeren har givet samtykke.
Digitaliseringsstyrelsen har bemærket, at øvrig digital post (i det omfang borgeren ikke er fritaget fra obligatorisk tilslutning til Offentlig Digital Post) vil blive sendt til borgerens postkasse i Offentlig Digital Post. Det har den konsekvens, at borgere, der har givet samtykke til den lokale postløsning, vil skulle tjekke post i to digitale postløsninger.
Jeg bemærker, at borgeren – ved siden af de digitale postløsninger – under alle omstændigheder skal tjekke sin fysiske postkasse, idet den nuværende ordning som tidligere nævnt ikke forpligter myndighederne til at anvende Offentlig Digital Post, men blot giver mulighed for det (lovens § 7, stk. 1). Ved anvendelse af en alternativ digital postløsning vil borgeren derfor skulle tjekke post tre forskellige steder.
I mit brev af 28. juni 2014 bemærkede jeg, at det er min opfattelse, at myndigheder, der sideløbende med Offentlig Digital Post anvender egne postløsninger, er forpligtede til at give borgerne tydelig vejledning om konsekvenserne af et samtykke til at modtage post i denne postløsning, herunder at samtykket ikke fritager borgeren fra pligten til efter Lov om Offentlig Digital Post at tjekke post i borgerens digitale postkasse.
[…] Efter min gennemgang af sagen er jeg enig med Digitaliseringsstyrelsen i, at det ikke er uforeneligt med lov om Offentlig Digital Post, at nogle myndigheder sideløbende
10
med Offentlig Digital Post anvender en lokal postløsning til sikker digital kommunikation med borgerne.
Jeg henviser til, at det fremgår af lovens § 7, stk. 1, at offentlige afsendere kan anvende Offentlig Digital Post til kommunikation med borgere m.v. Loven forpligter således ikke myndighederne til at anvende denne postløsning
[…] Jeg har noteret mig, at Digitaliseringsstyrelsen – efter at have genovervejet vejledningsspørgsmålet – har fundet anledning til at iværksætte en mere generel informationsindsats med henblik på at sikre, at myndigheder, der ved siden af Offentlig Digital Post anvender andre digitale postløsninger, på tydelig måde vejleder borgerne om konsekvenserne af et samtykke til at modtage post i sådanne andre postløsninger.”
Følgende fremgår af Forvaltningsret, Niels Fenger (RED.), Jurist- og Økonomforbundets Forlag, 1. udgave, 2018, s. 657 f. om anvendelsen af lokale postløsninger:
”Efter de almindelige uskrevne forvaltningsretlige principper bør en forvaltningsmyndighed normalt anvende den kommunikationsform, som parten har brugt i sin henvendelse til myndigheden, medmindre denne ikke kan anses for tilstrækkelig sikker mht. identifikation af parten eller afværgelse af risiko for uberettiget spredning af fortrolig information. Dette udgangspunkt er imidlertid fraveget ved lov om Digital Post fra offentlige afsendere, der indeholder en generel hjemmel for forvaltningsmyndigheder til at anvende digital kommunikation over for borgerne.
[…] Det er ikke i strid med lov om Digital Post fra offentlige afsendere, at en myndighed – ved siden af Digital Post – etablerer en lokal digital postløsning og benytter denne kommunikation med borgerne. I givet fald er myndigheden dog forpligtet til at give borgerne tydelig vejledning om konsekvenserne af et samtykke til at modtage post i den lokale postløsning, herunder at dette ikke fritager borgerne fra at tjekke post i Digital Post, jf. FOB 2015-22.”

Dagtilbudsloven
Følgende fremgår af dagtilbudslovens § 43 a:

”§ 43 a. Ansøgning om økonomisk fripladstilskud, jf. § 43, stk. 1, nr. 2, skal indgives til kommunalbestyrelsen ved anvendelse af den digitale løsning, som kommunen stiller til rådighed (digital selvbetjening). Ansøgninger, der ikke indgives ved digital selvbetjening, afvises af kommunalbestyrelsen, jf. dog stk. 2 og 3.
Stk. 2. Hvis kommunalbestyrelsen finder, at der foreligger særlige forhold, der gør, at borgeren ikke må forventes at kunne anvende digital selvbetjening, skal kommunalbestyrelsen tilbyde, at ansøgningen kan indgives på anden måde end ved digital selvbetjening efter stk. 1. Kommunalbestyrelsen bestemmer, hvordan en ansøgning omfattet af 1. pkt. skal indgives, herunder om den skal indgives mundtligt eller skriftligt.
Stk. 3. Kommunalbestyrelsen kan helt ekstraordinært ud over de i stk. 2 nævnte tilfælde undlade at afvise en ansøgning, der ikke er indgivet ved digital selvbetjening, hvis der ud fra en samlet økonomisk vurdering er klare fordele for kommunen ved at modtage ansøgningen på anden måde end digitalt.
Stk. 4. En digital ansøgning anses for at være kommet frem, når den er tilgængelig for kommunalbestyrelsen.”

Regler om vejledning

Følgende fremgår af forvaltningslovens § 7, stk. 1:

”§ 7. En forvaltningsmyndighed skal i fornødent omfang yde vejledning og bistand til personer, der retter henvendelse om spørgsmål inden for myndighedens sagsområde.”

Vejledningspligten gælder også på ulovbestemt grundlag.
Følgende fremgår af Forvaltningsret, Niels Fenger (RED.), Jurist- og Økonomforbundets Forlag, 1. udgave, 2018, s. 384:

”Efter sin ordlyd gælder vejledningspligten i forvaltningslovens § 7 kun i forhold til personer, der selv retter henvendelse om spørgsmål inden for myndighedens sagsområde. Det følger imidlertid af god forvaltningsskik – og i visse tilfælde også af en ulovbestemt retsgrundsætning – at myndigheden efter omstændighederne også må vejlede på eget initiativ, jf. FOB 2002.238, FOB 2002.340, FOB 2004.452, FOB 2007.132 og FOB 2008.92.”

Følgende fremgår af Forvaltningsret – Sagsbehandling, Karsten Revsbech m.fl., Jurist- og Økonomforbundets Forlag, 8. udgave 2019, s. 136 ff.:
”Vejledningspligten indebærer imidlertid også, at der efter omstændighederne skal ydes vejledning – i en konkret sag – selv om borgeren ikke har anmodet herom, hvis det på det foreliggende grundlag må vurderes, at der er behov for vejledning.
[…] En sådan forpligtelse til vejledning på myndighedens initiativ vil bl.a. kunne indtræde, hvor det ligger klart, at en borger på en urimelig måde kan blive fastlåst, hvis ikke myndigheden giver ham eller hende visse anvisninger om forhold, som synes ham/hende ubekendt.
[…] Vejledningspligten omfatter principielt også forhold, hvorom der klart er lovgivet, men kravene til vejledningen er større, hvor retstilstanden ikke er klar.”
Om vejledningens indhold fremgår desuden følgende af Forvaltningsret – Sagsbehandling, Karsten Revsbech m.fl., Jurist- og Økonomforbundets Forlag, 8. udgave 2019, s. 139:
”Vejledningens indhold skal naturligvis være juridisk korrekt og så omfattende og detaljeret, at det konkrete informationsbehov imødekommes.”

Sådan vurderer vi sagen

Sagen har givet Ankestyrelsen anledning til at vurdere disse tre spørgsmål:
1. Kan Viborg Kommune benytte en alternativ digital postløsning, konkret ”Børnenettet”?
2. Kan Viborg Kommune i givet fald kræve, at borgerne modtager afgørelser, agterskrivelser og andre breve med væsentlige sagsbehandlingsskridt via ”Børnenettet”?
3. Hvis Viborg Kommune ikke kan kræve, at borgerne modtager afgørelser mv. via ”Børnenettet”, bliver spørgsmålet herefter, hvilke krav der kan stilles til, at borgeren må anses for at have givet samtykke hertil, herunder om kommunen har vejledt tilstrækkeligt om konsekvenserne af at benytte løsningen.
Det har ikke betydning for denne vurdering, om en afgørelse mv. i øvrigt må anses for at være meddelt til borgeren, når denne modtager en advisering om, at der er sendt en afgørelse via ”Børnenettet”. Ankestyrelsen behandler derfor ikke dette spørgsmål i denne udtalelse.
Det følger af lov om Digital Post fra offentlige afsendere, at offentlige myndigheder kan benytte Digital Post til at kommunikere med borgere, der er tilsluttet postløsningen. Loven er ikke til hinder for, at en kommune kan benytte en anden digital postløsning til at kommunikere sikkert med borgerne. Der er således ikke i sig selv noget til hinder for, at Viborg Kommune benytter ”Børnenettet” til at meddele afgørelser mv. til borgerne.
Ankestyrelsen lægger herved til grund, at løsningen overholder alle de krav, der i øvrigt stilles til digitale postløsninger, herunder til sikkerhed, integritet og autencitet samt forpligtelser efter GDPR.
Som det fremgår ovenfor, kan offentlige myndigheder – når ikke andet er særskilt hjemlet – vælge mellem at anvende Digital Post eller fysisk post til kommunikation med borgerne med den virkning, at en afgørelse el.lign. anses som ”meddelt”, når det er leveret med postløsningen.

Er der ikke særskilt hjemmel til at anvende alternative digitale postløsninger, forudsætter anvendelse heraf, at borgeren har givet samtykke til at modtage post via den alternative postløsning, hvis en
afgørelse skal anses som ”meddelt”, når det er leveret i systemet. Et sådant samtykke forudsætter, at kommunen har vejledt borgeren om konsekvensen heraf, herunder at borgeren fremover skal tjekke post i sin fysiske postkasse, i Digital Post og i den aftalte alternative postløsning.
Dagtilbudslovens § 43 a giver mulighed for at kræve, at borgerne skal indsende ansøgninger via bestemte digitale selvbetjeningsløsninger. Bestemmelsen giver derimod ikke efter sin ordlyd mulighed for at stille krav om, at borgerne også skal modtage post via bestemte digitale postløsninger. Viborg Kommune kan således ikke stille krav om, at borgerne modtager afgørelser mv. via ”Børnenettet”.
Spørgsmålet er herefter, om Viborg Kommune sikrer sig, at borgerne giver tilstrækkeligt samtykke til anvendelsen af den digitale postløsning ”Børnenettet”, herunder om borgeren modtager tilstrækkelig vejledning om konsekvenserne af at benytte ”Børnenettet”.
Det fremgår af Folketingets Ombudsmands udtalelse i FOB 2015-22, at fast anvendelse af en alternativ digital postløsning forudsætter, at myndigheden har vejledt borgeren om konsekvensen heraf, og at borgeren har givet samtykke til anvendelse af postløsningen.

Vi vurderer på den baggrund, at det er en forudsætning for, at Viborg Kommune kan anvende ”Børnenettet” til afsendelse af sådanne meddelelser, at borgerne har givet samtykke til at benytte den alternative postløsning, og at kommunens vejledning om konsekvenserne af et sådant samtykke er klar og tydelig.
Viborg Kommune har til brug for Ankestyrelsens behandling af sagen sendt et skærmprint af den tekst, en borger får vist, når pågældende opretter sig som bruger på ”Børnenettet”.
Viborg Kommune har desuden henvist til brugerbetingelserne for ”Børnenettet” og har særligt fremhævet pkt. 4 i brugerbetingelserne om borgerens ansvar. Det følger bl.a. heraf, at borgeren skal sikre, at kommunen har en gyldig mailadresse eller et mobiltelefonnummer, som bruges til advis om beskeder i ”Børnenettet”.
Ankestyrelsen vurderer, at den vejledning, der fremgår af henholdsvis velkomstsiden og brugerbetingelserne på ”Børnenettet”, ikke er tilstrækkelig. Det fremgår således ikke, at borgeren vil kunne modtage afgørelser i ”Børnenettet” eller andre typer af vigtige meddelelser, herunder agterskrivelser og partshøringer.

Det fremgår heller ikke af vejledningen, at borgeren ikke er fritaget fra at holde øje med fysisk post og Digital Post, og at tilslutning til ”Børnenettet” derfor medfører, at borgeren fremover vil være forpligtet til at holde øje med post tre forskellige steder.

Vi lægger betydelig vægt på, at det ikke fremgår af oplysningerne i sagen, at borgeren gives mulighed for ikke at give samtykke til brug af ”Børnenettet” og dermed mulighed for at vælge fortsat at modtage afgørelserne mv. via Digital Post eller fysisk post.
Viborg Kommune har ikke i øvrigt henvist til, at kommunen vejleder borgerne om konsekvenserne af et samtykke til at benytte ”Børnenettet”.
Vi vurderer på den baggrund, at den vejledning, som Viborg Kommune yder borgere, der tilslutter sig ”Børnenettet”, ikke er tilstrækkelig klar og tydelig til at kunne danne grundlag for et samtykke til benyttelse af postløsningen til meddelelse af afgørelser og andre væsentlige sagsbehandlingsskridt.
Vi beder om kommunens bemærkninger til vores udtalelse
Ankestyrelsen beder byrådet i Viborg Kommune om inden to måneder at oplyse, hvad vores udtalelse giver byrådet anledning til.

Vi offentliggør denne udtalelse på www.ast.dk.

<

h5>Ankestyrelsens kompetence som tilsynsmyndighed<7h5>
Ankestyrelsen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder. Det står i § 48, stk. 1, i kommunestyrelsesloven.
Ankestyrelsen kan udtale sig om lovligheden af kommunale dispositioner eller undladelser. Det står i § 50 i kommunestyrelsesloven.
Venlig hilsen

Vi har anvendt:

Lovbekendtgørelse om kommunernes styrelse (kommunestyrelsesloven) nr. 47 af 15. januar 2019
Bekendtgørelse af lov om dag-, fritids- og klubtilbud m.v. til børn og unge (dagtilbudsloven), nr. 454 af 19. april 2022
Lov om Digital Post fra offentlige afsendere, nr. 528 af 11. juni 2012, jf. lovbekendtgørelse nr. 686 af 15. april 2021